Vimos aqui no dicionário direito também sobre cupom fiscal, documentos necessários para tirar passaporte, edital e alvará. Hoje veremos o que é protocolo, para que serve, suas principais funções.

Para que serve o Protocolo?

O protocolo geralmente é um setor onde costumam ocorrer as seguintes ações pertinentes a movimentação de documentos:

  • Recebimento,
  • Classificação;
  • Registro;
  • Distribuição;
  • Expedição;
  • Tramitação de documentos.

No dia a dia ouvimos o termo protocolo de atendimento. Porém, nos órgãos públicos existe um setor especializado na entrada e saída de toda a documentação necessária para o andamento de processos legais.

Tipos de Protocolo

Entre os tipos de protocolo há o protocolo centralizado e descentralizado.

Protocolo Centralizado

Também chamado de protocolo geral ou protocolo central esse tipo de protocolo ocorre quando o órgão possui um único setor para o recebimento e todos os demais processos de tramitação de documentos.

Protocolo Descentralizado

Pode ser nomeado também de protocolo setorial.

Como o próprio nome diz, é quando, dentro de um órgão, cada setor possui os seus próprios departamentos de protocolo para viabilizar o controle do fluxo de documentos.

Funções do Setor de Protocolo

O setor de protocolo é fundamental para o acesso a informação. O setor recebe os documentos e atribui as funções legais para que os mesmos tenham validade.

  • Atender o público;
  • Receber documentos em geral;
  • Classificar os documentos recebidos;
  • Expedir documentos;
  • Pesquisar processos;
  • Distribuir documentos e processos internamente;
  • Informar o andamento de processos;
  • Cadastrar processos e documentos;
  • Fazer check-list de documentos;
  • Receber malotes de correspondência;
  • Remeter materiais diversos;
  • Receber Autos de Infração;
  • Recebimento de livros.

Documentos Recebidos pelo Protocolo

Há uma infinidade de documentos que são recebidos no protocolo, entre eles, podemos destacar:

  • Ata: Documento que registra uma região ou assembleia.
  • Contrato: Documento que retrata o ajuste entre órgãos ou entidades públicas ou particulares.
  • Edital: Tipo de comunicação interna com o objetivo de transmitir ações para o cumprimento de determinações legais.
  • Convênio: Instrumento legal onde a parceria entre entidades e sociedade civil define a transferência de verbas públicas.
  • Memorando: Documento de comunicação interna para exposição de projetos e diretrizes dentro de um órgão.
  • Ofício: Correspondência oficial para instruir e passar informações entre os vários colaboradores.
  • Aviso: Instrumento de comunicação oficial expedida por Ministros de Estado.
  • Parecer: Ato processual que expressa um parecer técnico ou jurídico.
  • Certidão: Documento oficial de inteiro teor para comprovar a legalidade de um ato.
  • Relatório: Descrição cronológica de um projeto para um órgão superior.
  • Boletim: Documento onde ocorre a divulgação de itens de interesse de um órgão oficial e seus servidores.
  • Aviso circular: Instrumento legal onde uma entidade repassa informações para o público em geral.
  • Declaração: Documento legal para atestar conhecimento de um fato pela entidade pública.
  • Instrução de serviço: Existe para regulamentar procedimentos de caráter administrativo.
  • Despacho: Nota feita por autoridade legal para pedir posicionamento sobre determinado assunto.