O que é Comunicação Oficial? Documentos, Tratamento e Exemplos

Em outros artigos aqui no dicionário direito tratamos sobre temas como contrato de aprendizagem, direito das empregadas domésticas e aviso prévio. Neste artigo, trataremos sobre o que é comunicação oficial.

A função da comunicação oficial é registrar, avaliar, analisar, controlar e dinamizar processos e procedimentos da Administração Pública. Suas características promovem uma padronização da produção textual na esfera do Serviço Público, garantindo a compreensão da mensagem.

Diferenças entre Comunicação Oficial e Redação Oficial

Também chamada de expediente, a comunicação oficial trata dos documentos em si.  Já a redação oficial, termo mais comumente encontrado, é o estudo dos documentos oficiais. Ou seja, a redação é o manejo, utilização e interpretação de comunicações oficiais.

A redação oficial pode ser definida também como a forma de redigir correspondências, processos e documentos atribuídos à Administração Pública.

Tipos de Documentos Administrativos

Produzidos no contexto das atividades administrativas de uma instituição, os documentos são itens utilizados para registrar informações, independente da natureza ou suporte utilizados.

Os tipos documentos administrativos são: Apostila, Ata, Atestado, Carta, Certidão, Circular, Contrato, Convênio, Decisão, Declaração, Despacho, Determinação de Serviço, Edital, E-mail, Fax, Guia de Encaminhamento de Correspondência Postal, Guia de Remessa de documentos ou Processos, Informação. Instrução de Serviço, Memorando, Norma de Serviço, Ofício, Parecer, Portaria, Processo, Protocolo de Intenções, Regimento, Regulamento, Relatório, Relatório de Reunião, Requerimento, Resolução e Telegrama.

Pronomes de tratamento

Para uma correta redação oficial, é necessário conhecer os pronomes de tratamento. Eles devem ser aplicados conforme as regras a seguir:

• Vossa Excelência: Autoridades do Poder Executivo (Presidente da República, Vice-Presidente da República, Ministros de Estado, Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal, Oficiais-Generais das Forças Armadas, entre outros. Autoridades do Poder Legislativo (Deputados Federais e Senadores, Ministro do Tribunal de Contas da União, Deputados Estaduais e Distritais, Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais e Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais), Autoridades do Poder Judiciário (Ministros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais, Juízes e Auditores da Justiça Militar);
• Vossa Senhoria: Demais autoridades e particulares;
• Vossa Magnificência: Reitores de Universidades;
• Vossa Santidade: Papa;
• Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima: Cardeais;
• Vossa Excelência Reverendíssima: Arcebispos e Bispos;
• Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima: Monsenhores, Cônegos ou superiores religiosos;
• Vossa Reverência: Sacerdotes, Clérigos e demais religiosos.

Exemplos de Comunicação Oficial

Certos tipos de documentos administrativos são bastante utilizados na comunicação oficial, sendo alguns dos principais deles:

Memorando

O memorando é utilizado na comunicação administrativa entre unidades de um mesmo órgão, deve mencionar o destinatário pelo cargo que ocupa. Exemplo: Ao Sr. Chefe do Departamento de Compras.

Ata

A ata trata-se de um documento que resume os fatos e decisões de uma reunião, sessão ou assembleia, com valor jurídico, lavrado de forma que não possa ser modificado.

Requerimento

O requerimento é também chamado de petição, é o documento por meio do qual são feitas solicitações às autoridades administrativas. Sua estrutura contém nome e qualificação do requerente, exposição e solicitação, pedido de deferimento, local e data. ­

Ofício

O ofício expedido de uma autoridade para outra, visa o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração pública.

Portaria

Em uma portaria, uma autoridade estabelece, por meio dela, regras para a aplicação de leis. Também pode tratar do funcionamento e organização de serviços.