Redação Oficial: Um Guia Completo

Neste artigo, exploraremos detalhadamente a redação oficial, suas principais características, os diferentes tipos de documentos, as formas de tratamento adequadas para cada autoridade, e apresentaremos exemplos práticos.

O objetivo é oferecer uma visão completa de como a comunicação oficial é conduzida, respeitando as normas e princípios estabelecidos.

Características da Redação Oficial

As principais características que diferenciam a redação oficial de outros tipos de comunicação escrita são:

1. Impessoalidade

Na redação oficial, a impessoalidade é fundamental. Isso significa que o foco da comunicação deve estar na instituição ou no órgão, e não na pessoa que redige o documento. A impessoalidade também reflete a neutralidade e a objetividade necessárias para que o conteúdo seja claro e não esteja sujeito a interpretações subjetivas.

Exemplo de impessoalidade: Errado: “Venho por meio desta solicitar…” Correto: “Solicita-se, por meio deste documento, que…”

2. Objetividade

A objetividade é essencial na redação oficial. Isso significa que o texto deve ser conciso, direto e sem rodeios. Não se deve usar floreios, adjetivos desnecessários ou longas introduções. A mensagem deve ser transmitida de forma clara e rápida, facilitando a compreensão do destinatário.

Exemplo de objetividade: Errado: “Estou enviando este e-mail para informar que nós decidimos que a reunião foi remarcada.” Correto: “Informa-se que a reunião foi remarcada.”

3. Clareza

Um documento oficial deve ser facilmente compreensível, e para isso, a clareza na redação é fundamental. A linguagem precisa ser direta, utilizando termos de fácil entendimento. Quando necessário, termos técnicos devem ser usados com parcimônia e, preferencialmente, explicados.

Exemplo de clareza: Errado: “Solicita-se o implemento das ações propostas pelo setor responsável, conforme as normas estabelecidas em vigência.” Correto: “Solicita-se a execução das ações propostas pelo setor responsável, de acordo com as normas vigentes.”

4. Formalidade

A formalidade é outra característica importante da redação oficial. O texto deve adotar um tom respeitoso e adequado, sem excesso de familiaridade. A escolha de vocabulário formal garante que o documento seja apropriado para o contexto institucional.

5. Padronização

Cada tipo de documento oficial deve seguir um padrão de estrutura, formatação e linguagem. Isso facilita a compreensão, o arquivamento e o acesso futuro ao documento. A padronização inclui o uso adequado de margens, fontes, espaçamento e alinhamento, além da correta organização das informações dentro do texto.

Estrutura da Redação Oficial

A redação oficial geralmente segue uma estrutura que pode variar ligeiramente de acordo com o tipo de documento, mas que, no geral, inclui os seguintes elementos:

1. Cabeçalho

O cabeçalho contém as informações básicas sobre o documento, como o nome da instituição que emite o documento, o número de referência, a data e o local. O uso correto do cabeçalho facilita a identificação e o arquivamento do documento.

2. Vocativo

O vocativo é a parte do documento onde se faz a saudação inicial. No contexto da redação oficial, o vocativo é impessoal e deve seguir regras formais, variando de acordo com o cargo da autoridade a quem o documento é dirigido. A seguir, veremos mais detalhes sobre as formas de tratamento adequadas.

3. Corpo do Texto

O corpo do texto é a parte central do documento, onde a mensagem é efetivamente transmitida. Aqui, a objetividade e clareza são fundamentais. O corpo do texto pode incluir:

• Introdução breve e contextualização;
• Exposição dos fatos ou da solicitação;
• Encaminhamento ou solicitação final.

4. Fecho

O fecho deve ser curto e respeitoso, indicando o término da comunicação. Ele pode variar dependendo do grau de formalidade necessário. Expressões comuns incluem:

• “Atenciosamente,”
• “Respeitosamente,”

5. Assinatura

A assinatura deve conter o nome completo e o cargo da pessoa responsável pelo documento, seguido, quando aplicável, pela instituição ou órgão ao qual pertence.

Tipos de Documentos Oficiais

Existem vários tipos de documentos que compõem a redação oficial, cada um com características e finalidades específicas. Abaixo, discutimos os principais.

1. Ofício

O ofício é um dos documentos mais comuns na comunicação entre órgãos públicos e entre o governo e cidadãos. Ele é utilizado para fazer solicitações, comunicações e encaminhamentos de forma oficial.

Exemplo de Ofício:

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

UNIVERSIDADE FEDERAL DE BRASÍLIA

OFÍCIO Nº 120/2024 – REITORIA

Brasília, 10 de outubro de 2024.

Senhor Diretor, Solicitamos, por meio deste ofício, o encaminhamento do relatório de atividades da sua unidade, referente ao segundo semestre de 2023, até o dia 30 de outubro do corrente ano.

Atenciosamente,

João Silva Reitor

2. Memorando

O memorando é utilizado na comunicação interna entre setores de uma mesma instituição. Seu tom pode ser menos formal que o do ofício, mas ainda deve manter a objetividade e clareza.

Exemplo de Memorando:

MEMORANDO Nº 045/2024 – COORDENAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS

Brasília, 15 de outubro de 2024.

Ao Senhor Chefe de Gabinete,

Informo que a reunião do dia 20/10 foi adiada para o dia 25/10, às 10h, no auditório principal.

Atenciosamente,

Maria Costa

Coordenadora de Recursos Humanos

3. Despacho

O despacho é a manifestação por escrito de uma autoridade sobre um pedido ou consulta, frequentemente inserido no corpo de outro documento.

Exemplo de Despacho:

Ao Diretor de Administração,

Defiro a solicitação de mudança de local do evento, conforme requerimento do setor de Planejamento. Encaminhem os ajustes necessários.

Brasília, 12 de outubro de 2024.

José Lima

Presidente

4. Relatório

O relatório é um documento utilizado para descrever, analisar ou apresentar resultados de uma determinada ação ou evento. Ele deve ser detalhado e seguir uma estrutura lógica.

Exemplo de Relatório:

MINISTÉRIO DA SAÚDE

RELATÓRIO DE AÇÕES – 1º SEMESTRE DE 2024

1. Introdução:

Este relatório visa apresentar as ações realizadas pelo Ministério da Saúde no primeiro semestre de 2024, com foco nas atividades de combate à pandemia.

2. Resultados:

(…)

3. Conclusão:

(…)

Brasília, 15 de julho de 2024.

5. Portaria

A portaria é um ato administrativo utilizado para regulamentar procedimentos internos de uma instituição ou nomear/destituir servidores em cargos específicos.

Exemplo de Portaria:

MINISTÉRIO DA ECONOMIA

PORTARIA Nº 156, DE 20 DE SETEMBRO DE 2024

O MINISTRO DA ECONOMIA, no uso de suas atribuições, resolve:

Art. 1º Designar João Pereira da Silva para o cargo de Diretor de Orçamento e Finanças.

Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 20 de setembro de 2024.

Formas de Tratamento em Redação Oficial

Um aspecto fundamental da redação oficial é o uso correto das formas de tratamento, que variam conforme o cargo ou a posição da pessoa a quem o documento é dirigido. As formas de tratamento são importantes para garantir o respeito e a formalidade necessários na comunicação oficial.

1. Excelentíssimo Senhor (E. Exa.)

Utilizada para se referir a altas autoridades, como:

• Presidente da República
• Vice-Presidente da República
• Ministros de Estado
• Embaixadores

Exemplo de uso:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

Venho por meio deste apresentar as propostas de políticas públicas para o próximo ano.

 

Atenciosamente,

João Silva

Ministro da Saúde

2. Senhor (Sr.)

Empregado para autoridades de menor hierarquia, como diretores, chefes de departamentos e demais autoridades que não requerem tratamento de “Excelentíssimo”.

Exemplo de uso:

Senhor Diretor,

Solicito a gentileza de encaminhar o relatório trimestral para análise.

 

Atenciosamente,

Paula Almeida

Coordenadora de Projetos

3. Vossa Senhoria (V.Sa.)

Utilizada para se referir a autoridades de nível intermediário, como chefes de departamento, coordenadores e gerentes. É uma forma de tratamento formal e respeitosa para interlocutores que não possuem cargos de alta hierarquia.

Exemplo de uso:

A Vossa Senhoria,

Sr. João Pereira,

Chefe do Departamento de Recursos Humanos,

Solicito, por meio deste, o envio do relatório de atividades para análise até o próximo dia 30.

 

Atenciosamente,

Maria Silva

Diretora de Planejamento

4. Vossa Excelência (V.Exa.)

Usada para se dirigir a altas autoridades do governo ou do poder judiciário, como governadores, senadores, desembargadores e ministros. Esta forma de tratamento deve ser usada com rigor em documentos dirigidos a pessoas que ocupam cargos de elevado prestígio e responsabilidade.

Exemplo de uso:

A Vossa Excelência,

Senhor Ministro da Justiça,

Encaminho para apreciação o relatório sobre os casos de violência doméstica no último trimestre, conforme solicitado.

 

Respeitosamente,

Carlos Souza

Secretário de Segurança Pública

5. Vossa Magnificência (V.Mag.)

Este tratamento é utilizado exclusivamente para reitores de universidades, sendo uma forma de respeito ao cargo mais alto em instituições de ensino superior.

Exemplo de uso:

A Vossa Magnificência,

Senhor Reitor da Universidade Federal de Goiás,

Solicitamos a concessão do auditório central para a realização do Congresso de Pesquisas Acadêmicas no próximo mês.

 

Atenciosamente,

Luiz Carvalho

Diretor de Pesquisa e Extensão

6. Vossa Reverendíssima (V.Revma.)

Usada em comunicações com autoridades eclesiásticas, como bispos e padres, Vossa Reverendíssima é a forma de tratamento que demonstra respeito ao clero.

Exemplo de uso:

A Vossa Reverendíssima,

Dom Pedro Lima,

Temos a honra de convidar Vossa Reverendíssima para a celebração em homenagem aos 50 anos da Paróquia São João Batista.

Atenciosamente,

Rosa Maria

Presidente da Comissão Organizadora

7. Vossa Santidade (V.S.)

Utilizada unicamente para se referir ao Papa, a forma de tratamento Vossa Santidade é a mais elevada dentro das hierarquias religiosas católicas.

Exemplo de uso:

A Sua Santidade,

Papa Francisco,

Expresso, em nome da comunidade, nossa gratidão pela visita apostólica e pelas palavras de fé que têm inspirado tantos ao redor do mundo.

Respeitosamente,

João Paulo Costa

Arcebispo de Brasília

8. Ilustríssimo Senhor (Ilmo. Sr.)

Esse tratamento é reservado para se referir a pessoas que ocupam cargos de prestígio ou com grande relevância social, como presidentes de associações e diretores de grandes empresas.

Exemplo de uso:

Ao Ilustríssimo Senhor,

Presidente da Associação de Moradores,

Convidamos Vossa Senhoria para a reunião extraordinária sobre melhorias no bairro, a realizar-se no dia 10 de novembro.

Atenciosamente,

José Nunes

Coordenador de Infraestrutura

9. Doutor (Dr./Dra.)

Doutor é uma forma de tratamento utilizada para pessoas com título acadêmico de doutorado, médicos, advogados e outras profissões que tradicionalmente recebem essa distinção. Seu uso é respeitoso e amplamente aplicado em comunicações oficiais.

Exemplo de uso:

Ao Doutor,

Sr. Ricardo Almeida,

Advogado,

Solicitamos a gentileza de comparecer à audiência marcada para o dia 15 de dezembro, conforme agenda estabelecida.

Atenciosamente,

Lucas Carvalho

Chefe de Gabinete

Exemplos de Estrutura Completa de Documentos Oficiais

Ofício com Vocativo para Vossa Excelência (Senador)

OFÍCIO Nº 123/2024 – MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Brasília, 10 de novembro de 2024.

A Sua Excelência,
Senhor Senador João Pereira,
Senado Federal,
Brasília-DF.

Assunto: Solicitação de apoio para aprovação do Projeto de Lei sobre Educação Inclusiva.

Excelentíssimo Senhor Senador,

Venho, por meio deste ofício, solicitar o apoio de Vossa Excelência na tramitação do Projeto de Lei nº XX/202X, que visa aprimorar as políticas públicas de educação inclusiva em nosso país. O projeto prevê a ampliação do acesso à educação de qualidade para pessoas com deficiência, assegurando recursos e formação adequados para professores.

Certo de contar com seu habitual comprometimento com as causas da educação, coloco-me à disposição para fornecer qualquer informação adicional que se fizer necessária.

Respeitosamente,

Carlos Silva
Ministro da Educação

Memorando Interno com Tratamento Simples

MEMORANDO Nº 045/2024 – COORDENAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS
Brasília, 10 de outubro de 2024.

Ao Senhor Chefe de Gabinete,

Informo que a reunião com a equipe de planejamento estratégico foi transferida para o dia 20 de outubro, às 14h, na sala de conferências 3.

Atenciosamente,

Maria Almeida
Coordenadora de Recursos Humanos

Dicas para a Redação Oficial

1. Revisão Minuciosa

Revise todos os documentos com cuidado para evitar erros gramaticais, ortográficos e de digitação. Erros podem comprometer a credibilidade do documento e, em alguns casos, prejudicar a comunicação oficial.

2. Use a Linguagem Adequada ao Público

A clareza e a objetividade são essenciais, mas é importante adaptar o nível de formalidade e o vocabulário de acordo com o público-alvo. Em alguns casos, termos técnicos são apropriados, desde que compreensíveis ao destinatário.

3. Evite Expressões Coloquiais

Mesmo em documentos que permitam um tom mais leve, é fundamental manter a formalidade e evitar expressões coloquiais ou gírias que possam comprometer a seriedade da comunicação.

4. Respeite a Estrutura e a Padronização

Cada tipo de documento oficial possui uma estrutura e formatação padronizadas que devem ser rigorosamente seguidas. Isso facilita tanto a compreensão quanto o armazenamento e posterior consulta do documento.

Impacto da Redação Oficial na Administração Pública

A redação oficial é vital para o bom funcionamento da administração pública, pois garante que as informações sejam transmitidas de maneira clara, precisa e formal.

Além disso, a correta utilização das formas de tratamento reflete o respeito institucional entre os órgãos governamentais e os cidadãos.

A eficiência na comunicação oficial também contribui para a transparência e a eficiência no serviço público.

Conclusão

A redação oficial desempenha um papel essencial na comunicação entre órgãos públicos e entre o governo e os cidadãos. Caracterizada pela impessoalidade, objetividade, clareza e formalidade, ela segue normas e padrões que visam garantir a transmissão eficaz de informações em contextos institucionais.

O uso correto das formas de tratamento, adaptadas à hierarquia e ao cargo das autoridades, reforça o respeito e a seriedade que devem acompanhar cada documento oficial.

O domínio da redação oficial é crucial para qualquer profissional que atua no setor público ou que interage frequentemente com órgãos governamentais.

Portanto, familiarizar-se com as regras, estilos e exemplos apresentados neste artigo é um passo importante para garantir a qualidade e a eficiência na comunicação institucional.